وظایف مدیر ساختمان چیست؟
وظایف مدیر ساختمان چیست؟ گسترش شهر نشینی و روی آوردن افراد به زندگی در آپارتمان ها، موجب وضع برخی قوانین و مقررات و ایجاد برخی سِمت ها شده است. یکی از این سمت ها، مدیریت ساختمان است. در این مطلب قصد داریم در خصوص وظایف مدیر ساختمان و مسئولیت مدیر ساختمان توضیح دهیم.
با گروه وکلای آسا همراه باشید.
قانونا مدیر ساختمان کیست؟
برای آن که بدانیم مدیر ساختمان چه کسی است، ابتدا باید با مجمع عمومی ساختمان آشنا شویم.
بر اساس قانون تملّک آپارتمان ها، مجمع عمومی مالکان در هر ساختمان از تمامی مالکان واحدهای آپارتمانی تشکیل می شود.
مدیر ساختمان مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که مجمع عمومی مالکان می گیرد. در ادامه در خصوص وظایف مجمع عمومی و وظایف مدیر ساختمان توضیح خواهیم داد.
مدیر ساختمان توسط چه کسانی انتخاب می شود؟
مدیر ساختمان توسط مجمع عمومی مالکان انتخاب می شود.
در واقع در هر ساختمانی که مشمول مقررات قانون تملّک آپارتمان ها است اگر تعداد مالکان از سه نفر بیشتر باشد، مجمع عمومی موظف است مدیر ساختمان انتخاب کند. این مدیر ممکن است از بین اعضای ساختمان یا از خارج انتخاب شود.
در صورت نیاز، اعضای مجمع می توانند به جای انتخاب یک نفر، چند نفر را به عنوان هیئت مدیره انتخاب کنند. در این صورت، باید توجه داشت که تعداد اعضای هیئت مدیره باید فرد باشد تا در هنگام تصمیم گیری مشکلی به وجود نیاید.
مجمع عمومی ساختمان چیست ؟ به چه نفر احتیاج دارد؟
مجمع عمومی ساختمان سالانه یک بار به ریاست مدیر ساختمان برگزار می شود.
در صورتی که مدیر یا هیئت مدیره یا حداقل سه نفر از اعضای ساختمان درخواست جلسه فوق العاده ای را داشته باشند، مجمع عمومی می تواند جلسه فوق العاده را برگزار کند.
البته مدیر ساختمان موظف است زمان و مکان جلسه فوق العاده را به اطلاع اعضای ساختمان برساند. جلسه مجمع عمومی هر سال یک بار برای انتخاب مدیر برگزار می شود.
در زمان برگزاری جلسه مجمع عمومی، باید نصف مالکین ساختمان یا نمایندگان آن ها حضور داشته باشند.
در صورتی که تعداد افراد شرکت کننده از حد نصاب کم باشد زمان برگزاری جلسه به ۱۵ روز بعد موکول خواهد شد.
اگر در جلسه دوم، تعداد شرکت کنندگان به حد نصاب نرسد دوباره زمان برگزاری جلسه به ۱۵ روز بعد موکول خواهد شد و در جلسه سوم تعداد اعضای شرکت کننده مهم نبوده و جلسه رسمی خواهد بود.
زمانی که دو سوم اعضای مجمع به مصوبات مجمع عمومی رای داده باشند مصوبات رسمی و قانونی است. مدیر ساختمان موظف است که تصمیمات گرفته شده در مجمع را صورت جلسه کرده و آنها را بایگانی کند.
وظایف مجمع عمومی ساختمان:
وظایف مجمع عمومی ساختمان عبارتند از:
• تصویب و تغییر مقررات ساختمان براساس قانون کشور.
• تصویب گزارش درآمد و هزینه سالانه ساختمان.
• تصمیم گیری در مورد نحوه پس انداز نسبت به اموراتی مانند حفظ و نگهداری و تعمیرات ساختمان.
• تصمیم گیری در مورد نحوه اداره ساختمان.
• تفویض اختیار به مدیر نسبت به عقد قرارداد لازم برای اداره هرچه بهتر ساختمان.
• انتخاب مدیر شایسته یا هیئت مدیره و ارزیابی عملکرد مدیران و هیئت مدیره ساختمان.
وظایف مدیر ساختمان طبق قانون:
وظایف مدیر ساختمان در 15 مورد زیر قابل بررسی است:
1- حفظ و اداره ی ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی:
منظور این است که تمام کارها و فعالیت های مدیر یا هیئت مدیره باید در راستای این باشد که ساختمان از آسیب و خرابی حفظ شود و امور جاری ساختمان را انجام دهد.
2- عدم تفویض مدیریت به اشخاص دیگر:
بر اساس قانون تملک آپارتمان ها مدیر یا هیئت مدیره امین اعضای ساختمان هستند و نمی توانند شخص دیگری را به جای خود بگذارند.
بنابراین مدیر باید تمام وظایفش را خودش شخصا انجام دهد.
البته اگر قرار است مدیری بیش از سه روز در ساختمان نباشد، می تواند با یکی از ساکنین هماهنگ کرده و اختیارات را به صورت کوتاه مدت به او تفویض کند.
3- تعیین شارژ ماهانه هر واحد و جمع آوری آن:
مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را تعیین کرده و از مالکین اخذ کنند. تعیین شارژ ممکن است به روش های گوناگون انجام شود از جمله: شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ و … اینکه شارژ به کدام روش محاسبه شود از تصمیمات مدیر یا هیئت مدیره است.
4- رسیدگی به اعتراض ساکنین:
هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود داشته باشد میتواند به مدیر یا مدیران مراجعه کند.
آن ها نیز وظیفه دارند به شکایت فرد رسیدگی کنند. مثلا بر اساس قانون افراد چه از واحد شان استفاده کنند و چه نکنند ملزم به پرداخت حق شارژ هستند.
حال ممکن است مالکی به این اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمی کند چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند.
مدیر یا هیئت مدیره باید به شکایت فرد رسیدگی کرده و در صورت صلاحدید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از او بگیرد.
5- بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی:
یکی از اصلی ترین وظایف مدیر یا هیئت مدیره بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی است.
مدیر یا هیئت مدیره باید به تناسب زیربنا سهم هر واحد از بیمه آتش سوزی را حساب کرده و کل ساختمان را بیمه کند. اگر حادثه رخ دهد و ساختمان بیمه نشده باشد جبران خسارت مالکین بر عهده مدیر یا هیئت مدیره خواهد بود.
6- رویت و بررسی وکالتنامه نماینده مالکین:
همان طور که گفتیم در مجمع عمومی مالکین یا نماینده ی آنها باید شرکت کنند.
اگر مالک به جای خود نماینده بفرستد، مدیر ساختمان وظیفه دارد مدارک ثابت کننده ی سِمَت او را بررسی نماید. این مدرک معمولا به صورت وکالتنامه رسمی است.
7- نگهداری صورت جلسات مجمع عمومی ساختمان:
تمام تصمیمات جلسات مجمع عمومی باید صورت جلسه شده و نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است.
این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین برسد.
صورت جلسات مجمع عمومی از اسناد معتبری محسوب می شود که حتی در مراجع قضایی نیز قابل استناد است و مدیر یا مدیران باید در حفظ و نگهداری آن ها نهایت تلاش خود را بکنند.
8- اطلاع رسانی تصمیمات مجمع عمومی به افراد غایب:
هرچند که یک هفته پیش از تشکیل جلسه مجمع عمومی دعوتنامه برای همه مالکین ارسال می شود، اما ممکن است به هر دلیلی بعضی از مالکین نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند.
از آنجا که تصمیمات جلسه مجمعی که به رسمیت رسیده باشد الزام آور است، همه ساکنین باید از آن مطلع شوند.
وظیفه مطلع کردن مالکین غایب از این تصمیمات بر عهده مدیر یا مدیران است. این اطلاع رسانی باید حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه انجام شود.
9- دادن گواهی تسویه حساب هزینه های ساختمان:
دفاتر اسناد رسمی باید هنگام تنظیم انواع سندهای انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و… گواهی تسویه حساب هزینه های ساختمان را رویت کنند.
این گواهی باید به تایید و امضای مدیر یا مدیران رسیده باشد.
10- ارسال اظهارنامه به مالکین بدهکار:
اگر مالک یا استفاده کننده ساختمان حق شارژ خود را به هر دلیلی پرداخت نکند مدیر یا هیئت مدیره وظیفه دارد بدهی او را از طریق اظهار نامه به اطلاع وی برساند.
توجه شود که اطلاع دادن بدهی از طریق نامه معمولی یا چسباندن اطلاعیه به تابلوی اعلانات وجاهت قانونی ندارد و در مراجع قضایی قابل استناد نیست.
مدیر ساختمان اظهار نامه را روی فرم های مخصوصی که از دادگاه تهیه می شود ثبت کرده، در سه نسخه تنظیم و امضا می کند.
بعد آن را در دفتر دادگاه به ثبت می رساند و مبلغ بدهکاری توسط مامور ابلاغ دادگاه به اطلاع مالک می رسد. در اظهار نامه باید ریز مطالبه جزء به جزء آورده شود.
11- خدمات ندادن به مالکیت بدهکار:
بعد از ابلاغ اظهار نامه به مالک بدهکار او ده روز وقت دارد تا سهم بدهی اش را بپردازد.
در صورتی که مالک بدهی خود را پرداخت نکند، مدیر یا هیئت مدیره می تواند ارائه خدمات به آن واحد را قطع کند.
مثلا شوفاژ، تهویه آب گرم، برق، گاز و… را قطع کند تا بدهکار مجبور به پرداخت بدهی اش شود. باید توجه کرد که مدیر نمی تواند قبل از ابلاغ اظهار نامه خدمت دهی به مالک را قطع کند.
در غیر این صورت حق اعتراض برای مالک محفوظ است.
12- تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات:
اگر مدیر اظهار نامه را به مالک بدهکار ارسال کند اما او همچنان از پرداخت بدهی اش سر باز بزند، این حق برای مدیر وجود دارد که تقاضای صدور اجرائیه کند.
بدین ترتیب دفتر اسناد رسمی اجرائیه را صادر می کند و معادل بدهی بدهکار اموالش ضبط شده و پس از ارزیابی قیمت به حراج گذاشته می شود. درآمد کسب شده از طریق حراج صرف وصول طلب ساختمان می شود.
13- طرح دعوی جهت وصول مطالبات:
مدیر علاوه بر تقاضای اجرائیه می تواند از طریق طرح دعوی در دادگاه نیز نسبت به وصول مطالبات ساختمان از مالک یا مالکین بدهکار اقدام کند.
14- درخواست از وزارت مسکن و شهرسازی برای تعیین کارشناس:
ممکن است تعدادی از اعضای ساختمان معتقد باشند که عمر مفید ساختمان به پایان رسیده و به خاطر فرسودگی احتمال خطر یا ضرر مالی و جانی وجود دارد و به همین خاطر درخواست تجدید بنا داشته باشند.
در مقابل تعدادی از ساکنین ممکن است با این درخواست مخالف باشند. در این جا مدیر ساختمان وظیفه دارد از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کند تا سه نفر کارشناس رسمی دادگستری برایشان ارسال کند تا در این مورد قضاوت کنند. نظر کارشناسان فصل‌الخطاب خواهد بود.
15- بازسازی مجموعه پس از تصویب مجمع عمومی:
اگر در مجمع عمومی بازسازی ساختمان با اکثریت آرا تصویب شود، وظیفه مدیریت ساختمان فرآیند بازسازی بر عهده مدیر ساختمان یا هیئت مدیره است.
16- درخواست تخلیه واحد هایی که با بازسازی همکاری نمی کنند:
هر چند که فرآیند بازسازی پس از تصویب مجمع عمومی آغاز می شود، اما ممکن است تعدادی از مالکین رضایتی به این کار نداشته باشند. این افراد ممکن است با عدم تخلیه در بازسازی ملک اخلال ایجاد کنند.
در اینجا مدیر وظیفه دارد از دادگاه دستور تخلیه ساختمان را درخواست کند. البته باید پیش از آن سایر مالکان برای فرد مذکور مسکن مناسب را تامین کرده باشند.
مسئولیت مدیر ساختمان در قبال حوادث:
مدیر یا مدیران ساختمان مکلفند تمام بنای ساختمان را به عنوان یک واحد در مقابل آتش سوزی بیمه نمایند.
سهم هریک از مالکین به تناسب سطح زیربنای اختصاصی آنها و به وسیله مدیر و مدیران ساختمان تعیین و اخذ و به شرکت بیمه پرداخت خواهد شد.
در صورتی که هیئت مدیره اقدام به تهیه بیمه نکند و آتش سوزی رخ دهد، مسئولیت جبران خسارت متوجه مدیر و مدیران ساختمان خواهد بود.
اگر حوادث دیگری در ساختمان اتفاق افتد که خسارت هایی به افراد و اموال وارد شود که خسارت مالی و جانی به همراه داشته باشد، برای مدیران مسئولیت ایجاد می شوذ.
بنابراین بهتر است مدیران مسئولیت خود را بیمه نمایند. به این ترتیب شرکت بیمه هزینه های خسارت های مالی و جانی وارده به افراد را برعهده می گیرد.
وظایف مدیر ساختمان در قبال آسانسور:
همان طور که گفتیم یکی از وظایف مدیر ساختمان بیمه کردن تمام بخش های ساختمان در مقابل خطرات است. سهم هر یک از واحدها از حق بیمه توسط مدیر ساختمان و متناسب با متراژ هر واحد تعیین می گردد.
بعد از تعیین سهم هر واحد، مدیر ساختمان باید برای جمع آوری شارژ های ماهیانه و هزینه ها اقدام کند که هزینه‌‌های مربوط به آسانسور نیز در این دسته قرار می‌گیرد. در واقع شارژ ماهیانه هزینه های زیر را نیز در بر می گیرد:
- هزینه های برق عمومی که شامل برق آسانسور هم می شود.
- هزینه های آب.
- هزینه های تعمیرات و نگهداری که هزینه های تعمیرات و نگهداری آسانسور را نیز در بر می گیرد.
- هزینه های مرتبط با سرایدار.
- هزینه های مرتبط با گاز.
- هزینه های لوازم شوینده، لامپ، روغن برای آسانسور و…
از کارهایی که مدیر ساختمان در قبال آسانسور ساختمان باید انجام دهد، قرارداد بستن با شرکت آسانسور معتبر برای تعمیر و نگهداری آسانسور است. هزینه های لازم برای خرید لوازم تعمیر و نگهداری آسانسور، مواد شوینده، روغن برای روغن کاری ریل های آسانسور، لامپ و دیگر هزینه های مرتبط با آسانسور همگی باید در شارژ ماهیانه لحاظ شود.
وظایف مدیر ساختمان در خصوص بیمه کردن :
مدیر ساختمان وظیفه دارد ساختمان را در مقابل آتش سوزی و حوادث این چنینی بیمه نماید که در بخش های قبلی در مورد آن توضیح دادیم. همچنین مدیر ساختمان می تواند از بیمه مسئولیت استفاده کند.
بیمه مسئولیت، مسئولیت هیئت مدیره را در قبال ساکنین، مالکین، مستاجران و اشخاص ثالث بیمه می نماید.
میزان پوشش بیمه مسئولیت هیئت مدیره بر اساس درخواست هیئت مدیره مشخص می شود.
هیئت مدیره برای خسارت های جانی و مالی که ممکن است در پارکینگ ساختمان، ریزش نمای ساختمان در محوطه و اطراف آن، ایجاد خسارت به ساختمان های مجاور ناشی از آتش سوزی و ترکیدگی لوله آب یا نشت و ریزش چاه، آتش سوزی مشاعات ،خسارات وارده از آسانسور، استخر و سونا به افراد، نظافتچی و سرایدار ساختمان اتفاق افتد، از بیمه ی مسئولیت استفاده می کند. در این صورت شرکت بیمه کننده نسبت به پرداخت خسارت اقدام می نماید.
حق الزحمه ی مدیر ساختمان چگونه محاسبه می شود؟
مدیر ساختمان هم مثل هر شخص شاغل دیگری دارای حقوق و مزایا است.
به همین منظور بین هیئت مدیره ساختمان به عنوان کارفرما و مدیر ساختمان به عنوان کارگر قراردادی امضا می شود که میزان اجرت و حقوق به همراه بیمه و مزایا در آن درج می شود.
در این مورد تفاوتی ندارد که مدیر ساختمان از اعضای ساختمان باشد یا خیر.
اگر مدیر ساختمان مستقیما از طرف ساکنان انتخاب شود و هیچ گونه قراردادی در خصوص مزد و مزایا تنظیم نشده باشد و فقط صورتجلسه انتخاب مدیر تهیه شود، مدیر ساختمان به طور قانونی مجاز به برداشت هیچ گونه مبلغی تحت هیچ عنوانی نیست. ولی بین ساکنان ساختمان عرف شده است که مدیر ساختمان را از پرداخت شارژ ثابت معاف می کنند.
حقوق مدیر ساختمان ، جزو مخارج عمومی ساختمان به حساب آمده و باید از هزینه شارژ ساختمان پرداخت شود. توافق در خصوص میزان حقوق باید با توافق ساکنین و در مجمع عمومی صورت گیرد.
آیا مستاجر میتواند مدیر ساختمان باشد؟
بله.
مدیر ساختمان ممکن است از میان مالکان یا از بین مستاجرین انتخاب شود.
همچنین ممکن است فردی که اصلا از اعضای ساختمان نیست به عنوان مدیر انتخاب شود.
البته معمولا به این صورت است که مدیر ساختمان از میان مالکان انتخاب شود اما انتخاب شخصی غیر از اعضای ساختمان منع قانونی ندارد.
